FAQ

Hur snabbt utförs uppgifter?

Det beror helt på uppgiften. Administrativa uppgifter brukar hanteras inom några timmar, högst 24 timmar. Andra mer kreativa uppgifter görs klart inom 48 timmar. Det är viktigt att du diskuterar alla kreativa uppdrag med din VA så du kan få en uppfattning om tidsåtgången. Vidare är din prioriting av uppgiften viktig.

Har du en Disaster Recovery system på plats?

Data lagras dels via ett säkert online lagringssystem, dels på en dator och på en extern hårddisk. Den externa hårddisken görs det dagligen backup på. I händelse av strömavbrott har vi förladdade bärbara datorer till vårt förfogande. I händelse av bredbands fel, har vi tillgång till mobilt internet.

Hur tilldelar jag uppgifter?

Direkt i våra system, över telefon/chat med din VA eller via email. Alla kunder är försedda med en särskild e-postadress som matar in uppgifter direkt i vårt säkra projektledningssystem.

Hur skyddas dokument och filer?

Vi använder en säker online backup tjänst för alla klientfiler. Krypteringsprogram har också installerats på alla datorer. Vid behov kan korrespondens via e-post även krypteras.

Vad sägs om inkommande telefonsamtal?

Ja och nej. Varje VA har en dedikerad linje tillgänglig för dig att ringa på. För att din VA skall kunna ta emot samtal från kontakter, leverantörer eller tjänsteleverantörer för din räkning krävs en utökning av tjänsten med ett virtuellt telefonnummer kopplat till din verksamhet.

Kan min VA göra utgående telefonsamtal för mig?

Absolut. Din VA tar gärna kontakt med leverantörer, kunder, prospekts,  gör reservationer och beställningar.

Kan min VA göra inköp på min räkning?

Ja! Din VA kan lägga order, göra inköp och schemalägga betalningar tryggt och säkert. Vi har omfattande säkerhetsrutiner som säkrar dina uppgifter. Information om kreditkort, lösenord och andra känsliga uppgifter, tas emot av din VA per telefon alternativt krypterad IM och läggs in i ett krypterat system som Lastpass. På så sätt kan vi se till att din information förblir säker.

Jag är orolig för sekretessen, vilken trygghet har jag?

Vi förstår att sekretess är absolut avgörande i alla verksamheter. Vi har inga problem att underteckna ett sekretessavtal. Vi driver våra tjänster med högsta nivå av professionalism, integritet och sekretess. Vi skulle aldrig drömma om att avslöja vilka vi arbetar för utan din uttryckliga tillåtelse.

Hur betalar jag?

Via banköverföring eller PayPal.

Är jag tvungen att köpa ett minsta antal timmar?

Nej, vi försöker arbeta så flexibelt som möjligt. Vi har paket där du köper ett visst antal timmar och det ger dig viss rabatt beroende på antal timmar. Du kan använda timmarna när det behövs, utan att det skickas en faktura varje gång du behöver lite stöd. Alternativt kan du använda oss på ad hoc-basis.

Var kommer min VA att befinna sig?

Vi har assistenter runtom i världen, så mycket hänger på vilka timmar du föredrar att arbeta och för vilken assistent det passar bäst. De flesta assistenter befinner sig runtom i EU, men en handfull är i Asien och Sydamerika. Vidare har våra assistenter olika specialiteter, vissa är starka på ren administration, andra är starka på med kreativa uppgifter.

Jag har precis gjort en beställning, vad kan jag förvänta mig?

En av våra projektledare kommer att ta kontakt med dig inom de närmaste 24 timmar (var beredd på ett samtal direkt). Projektledaren kommer att hjälpa dig fylla i ett formulär som kommer att ligga till grund för arbetet framåt. Frågor kring hur du arbetar, hur du föredrar kommunikation, vilka tider som är bäst, prioritering av uppgifter, vilka mål du har med tjänsten. Därefter kommer din dedikerade VA att kontakta dig för en presentation och genomgång av arbetsflödet. Sen är det bara att tuta och köra.

Vad innebär de att arbeta under ett specifikt företagsnamn eller varumärke?

Ett litet tillägg som gör en enorm skillnad. Denna funktion gör din dedikerade VA skickar och tar emot e-post från din domän i stället för deras @goingmobile.se adress. Vill du gå ytterligare ett steg kan vi lägga till ett virtuellt nummer som är dedikerat för din verksamhet. Det ökar känslan av professionalism och ger intrycket att din assistent jobbar internt.

Vilka är de främsta fördelarna med att använda en virtuell assistent?

Några viktiga fördelar: – Ett slut på tidskrävande administration – Du kan frigöra värdefull tid och koncentrera dig mer på ditt företag – Extra händer under rusningstid – Det finns ingen anledning att anställa en fast anställd – Det finns ingen anledning att ge kontorslokaler eller utrustning – Du kan glömma sjukfrånvaro, semester och övriga ersättningar.

Vem har nytta av att använda en virtuell assistent?

Eftersom detta är en flexibel tjänst, kan många olika typer av företag gynnas. Det kan vara nystartade företag som inte har de medel eller arbetsbelastningen för en heltidsanställd eller större företag som söker nya affärslösningar. Vi ställer inga krav på ett minsta antal timmar per månad, vilket gör denna tjänst flexibel för alla.

Vad är en virtuell assistant (VA)?

Traditionellt en egenföretagare som levererar administrative tjänster till olika klienter. De har egen kontorsutrustning för att kunna utföra de uppgifter som getts av klienten och har många års erfarenhet. Du kommer att arbeta direkt med din egen VA och du kommer kontinuerligt att skicka uppgifter till din VA, som sedan återrapporterar när uppgifterna är klara. Din VA kommer att lära känna dig, ditt arbete och dina preferenser – i syfte att växa till den nivån att uppgifter utförs utan att du behöver delegera.